La necesidad de garantizar la seguridad en la realización de cualquier actividad nos lleva a la creación de unos procedimientos normalizados y estandarizados.

“Los procedimientos operacionales son una serie detallada de instrucciones para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad” (Stoner 1996).

“Representan una guía de acción que detalla la forma precisa en la cual deben ajustarse ciertas actividades” (Díez y García 2001).

De lo anteriormente dicho podríamos definir el procedimiento operacional, como una secuencia cronológica de actividades que debemos cumplir para alcanzar un objetivo.

Los procedimientos operacionales deben ser confiables, es decir, deben tener consistencia en el rendimiento del proceso; el nivel de calidad del rendimiento ha de ser siempre igual.

Las normas que deben cumplir los procedimientos operacionales han de tener al menos las siguientes características:

• Estructura. Deberá ser identificativa, con un formato determinado para evitar confusión, además de descriptiva, conteniendo la descripción completa del procedimiento.
• Redacción. Es necesario escribir los procedimientos de forma concisa y descriptiva.
• Verificación. Deberán ser verificados por otro técnico designado, o por el jefe de departamento encargado de su elaboración.
• Aprobación. Deberá ser aprobado por la Dirección a la que pertenezca el área que elaboró el procedimiento.
• Emisión y distribución. Ha de estar documentado, y deberá ser el mismo para todos los procedimientos que se quieran publicar. Una vez aprobado y firmado, deberá ser distribuido a todos los departamentos implicados en su ejecución.
• Autenticidad y validez. Todas las copias han de tener la misma validez.
• Divulgación. El jefe del departamento encargado de la elaboración del procedimiento es el responsable de la adecuada divulgación, así el personal implicado conocerá en tiempo y forma correcciones, enmiendas o modificaciones que pudieran surgir.
• Revisión. Podrá ser eventual, en la que la revisión no estará prevista de antemano, dándose cuando exista la modificación. O programada, recomendable cada 2 años, con el fin de mantener actualizados los procedimientos.
• Numeración. Todos los procedimientos deberán tener un número de identificación y/o codificación alfanumérica.
• Caducidad. Los procedimientos que ya no se utilicen o aquellos que han sido actualizados, deberán retirarse. Para ello deberá contarse con un procedimiento de cancelación.